Alpha - Design & Prototype

Ενώ η φάση της Έρευνας (Discovery) αφορά στη διερεύνηση και ανακάλυψη, η φάση Alpha αφορά στον πειραματισμό. Σκοπός είναι να καθοριστεί το πώς μπορούν να επιλυθούν, με τον βέλτιστο τρόπο, οι ανάγκες και τα προβλήματα που εντοπίστηκαν στην Έρευνα. Η Φάση Alpha παρέχει στην ομάδα έργου το χρόνο και το χώρο που χρειάζεται προκειμένου να αναπτύξει και να δοκιμάσει πολλά και διαφορετικά concepts (ιδέες) με τους τελικούς χρήστες, προτού κατασταλάξει στο τι θα υλοποιηθεί.

Η φάση Alpha περιλαμβάνει δράσεις ιδεασμού (ideation) και συν-σχεδίασης (co-design) και δράσεις low & high fidelity prototyping (ανάπτυξης πρωτοτύπων χαμηλής και υψηλής ευκρίνειας). Η ομάδα ξεκινάει εξερευνώντας πολλές και διαφορετικές ιδέες. Κάποιες από αυτές θα μετατραπούν σε prototypes παρέχοντας τη δυνατότητα εις βάθος εξερεύνησης του concept. Τέλος, κάποια από αυτά τα αρχικά prototypes θα αποτελέσουν μέρος του 1oυ MVP.

Στη φάση Alpha η ομάδα εξακολουθεί να συλλέγει νέες πληροφορίες σχετικά με τους χρήστες και τις ανάγκες τους, μέσα από τις ιδέες που αναπτύσσονται και την ανατροφοδότηση που λαμβάνουν από μέσα από τα prototypes που δημιουργούνται.

Γιατί να αφιερώσουμε χρόνο για τη διερεύνηση εναλλακτικών concepts (ιδεών) πριν περάσουμε στην υλοποίηση

• Δημιουργεί συνθήκες που ενισχύουν τη δημιουργική επίλυση των προβλημάτων αυξάνοντας την πιθανότητα εξεύρεσης καινοτόμων λύσεων.
• Εξασφαλίζει ότι, η λύση, που θα περάσει στην φάση της υλοποίησης, δηλαδή το 1ο MVP, θα έχει προηγουμένως περάσει πολλά iterations και θα έχει δοκιμαστεί με τους χρήστες. Άρα στη φάση του development θα υπάρξουν μικρές αλλαγές, μειώνοντας έτσι το ενδεχόμενο χρονικών καθυστερήσεων.
• Παρέχει το περιβάλλον και τα κατάλληλα εργαλεία που επιτρέπουν τη συνεργατική διαμόρφωσης της τελικής λύσης σε συνεργασία με τους τελικούς χρήστες της υπηρεσίας.
• Βοηθάει την ομάδα έργου να κατανοήσει πόσο καλά οι ιδέες τους τα πρωτότυπα ανταποκρίνονται και επιλύουν τις ανάγκες των χρηστών, μέσω της συν-σχεδίασης και δοκιμής των πρωτοτύπων.

Σημείωση:

Το να απαντάμε σε ένα πρόβλημα με μια ιδέα είναι έμφυτη αντίδραση των ανθρώπων άνθρωπο. Μολονότι σε αυτή τη φάση δίνεται ιδιαίτερη έμφαση στην παραγωγή ιδεών, εντούτοις ιδέες μπορεί να έχουν ξεκινήσει να παράγονται από τη φάση της Έρευνας. Αυτές οι ιδέες πρέπει να καταγράφονται, ωστόσο όχι να υπεισέρχεται η ομάδα σε μεγάλο βάθος. Για το λόγο αυτό προτείνεται η χρήση ενός συγκεκριμένου εγγράφου ή καλύτερα του Journey Map για την καταγραφή των αρχικών ιδεών και τη σύνδεσή τους με συγκεκριμένες φάσεις του Journey και ανάγκες των χρηστών.

“The best way to have a good idea is to have a lot of ideas.” – Linus Pauling

Διαμόρφωση ομάδας σχεδιασμού

Η ομάδα έργου στη φάση Alpha αποτελείται από τον Αναλυτή (ή Αναλυτές) και τον Σχεδιαστή που συμμετείχαν και στη φάση της έρευνας. Επιπλέον σε αυτή τη φάση του έργου προστίθενται και οι εξής ειδικότητες, οι οποίες θα συμμετέχουν ενεργά στις δράσεις design και prototyping:

• UX/UI designer(s)
• Developer(s)
• Delivery Manager (π.χ. scrum master)

Πλάνο σχεδιασμού & ανάπτυξης πρωτοτύπων

Η φάση Alpha είναι μια έντονα κυκλική διαδικασία, με συνεχούς κύκλους ανατροφοδότησης (Iterations). Κάθε κύκλος ανατροφοδότησης καλό είναι να περιλαμβάνει έναν συνδυασμό δράσεων design και prototyping.

Οι ιδέες μετατρέπονται γρήγορα σε πρωτότυπα, αρχικά χαμηλής ευκρίνειας (low fidelity prototypes), και δοκιμάζονται με πραγματικούς χρήστες. Τα αποτελέσματα των δοκιμών αξιοποιούνται για τη βελτίωση των ιδεών ή και την παραγωγή νέων. Από αυτές πάλι θα επιλεχθούν κάποιες που θα μετατραπούν σε υψηλής ευκρίνειας πρωτότυπα (high fidelity prototypes).

H διαδικασία επαναλαμβάνεται έως ότου καταλήξουμε σε ένα πρωτότυπο, το οποίο θα ανταποκρίνεται στις ανάγκες των χρηστών. Αυτό θα αποτελέσει και το τελικό prototype του 1ου MVP της υπηρεσίας και θα περάσει για υλοποίηση.

O Σχεδιαστής σε συνεργασία με τον Αναλυτή διαμορφώνουν από κοινού αρχικά το πλάνο σχεδιασμού και ανάπτυξης πρωτοτύπων προσδιορίζοντας ποιες και πόσες δράσεις co-design & prototyping θα πραγματοποιηθούν καθώς και ποιές για από τις ανάγκες και τα user stories χρηστών.

Ερωτήσεις

• Ποιες ανάγκες χρηστών και user stories θα διερευνηθούν περαιτέρω σε επίπεδο λύσης;
• Πόσα iterations θα υπάρξουν;
• Ποιες ανάγκες χρηστών και user stories θα διερευνηθούν σε κάθε iteration;
• Ποιές και πόσες δράσεις ideation & prototyping θα πραγματοποιηθούν σε κάθε iteration;
• Ποιοι θα συμμετέχουν σε αυτές και πώς θα τους βρούμε;
• Πόσο χρόνο χρειάζεται το recruitment Των συμμετεχόντων;
• Με ποιες άλλες ομάδες εργασίας (εντός ή και εκτός της ΕΔΥΤΕ) χρειάζεται να επικοινωνήσω;

Επιπλέον για τις δράσεις prototyping θα πρέπει να προσδιοριστούν:

• τα βασικά ερωτήματα για κάθε user testing
• για ποιά στάδια του user journey θα δημιουργηθούν prototypes

Για μεγάλα έργα, όπου ο βαθμός αβεβαιότητας είναι αυξημένος, οι ερωτήσεις για τις δράσεις prototyping καλό είναι να διαμορφώνονται αφού προηγηθεί τουλάχιστον ένα sprint ιδεασμού και συν-σχεδίασης.

Στη φάση Alpha η έρευνα δεν τελειώνει. Αν κριθεί σκόπιμο συνεχίζεται. Ωστόσο, σε αυτή τη φάση συνδέεται με συγκεκριμένες ανάγκες που έχει αναγνωρίσει η ομάδα ή και με ιδέες που μπορεί να έχει αναπτύξει, και είναι πολύ πιο σύντομη (σε χρόνο ή και σε αριθμό χρηστών που θα συμμετάσχουν στην έρευνα).

Outputs

• Πλάνο δράσεων design & prototyping
• Ρόλοι και αρμοδιότητες κάθε μέλους
• Design & prototyping iterations/sprints
• Συνολικός αριθμός χρηστών που θα συμμετέχουν στις δράσεις
• Recruitment protocol: Μπορεί να είναι ίδιο με τη φάση της Έρευνας ή διαφοροποιημένο σε περίπτωση που στη φάση της Έέρευνα αναδείχθηκαν νέα user groups.

Το πλάνο θα πρέπει στη συνέχεια να επικοινωνηθεί στον Product Owner του έργου. Για την εύρυθμη διεξαγωγής των δράσεων co-design & prototyping ο Product Owner θα πρέπει να συμφωνήσει επί του πλάνου και να βοηθήσει, αν κριθεί σκόπιμο, στο recruitment των χρηστών που θα συμμετάσχουν.

Εκτιμώμενη διάρκεια φάσης Alpha:

• 6 - 10 εβδομάδες για μεγάλα έργα,
• 3 - 4 εβδομάδες για βραχυπρόθεσμες δράσεις

Design & prototyping sprints

Σε κάθε sprint η ομάδα:

• Οργανώνει και διεξάγει επιλεγμένες δράσεις co-design & prototyping με τη συμμετοχή τουλάχιστον 5-6 χρηστών της υπηρεσίας.
• Καταγράφει τη νέα γνώση (ιδέες, περαιτέρω ανάγκες χρηστών) που παράγεται από τις παραπάνω δράσεις.
• Μοιράζεται τη νέα γνώση με τα υπόλοιπα μέλη της ευρύτερης ομάδας έργου ή και με τον Product Owner.
• Πραγματοποιεί ένα sprint retrospective (σε μορφή συνάντησης ή mini workshop) όπου μοιράζεται με την ομάδα Design & Prototyping τι έμαθε στο sprint και πάνω σε ποιες ανάγκες χρηστων (user needs) και user stories θα δουλέψει η ομάδα στη διάρκεια του επόμενου sprint.

Δράσεις Συν-σχεδίασης & Prototyping

Σε αυτή τη φάση οι τελικοί χρήστες της υπηρεσίας εμπλέκονται και συμμετέχουν στο έργο μέσω δράσεων συν-σχεδίασης, που έχουν ως στόχο την παραγωγή ιδεών και μέσω δράσεων prototyping, οπου οι χρήστες δοκιμάζουν τα prototypes που έχει δημιουργήσει η ομάδα και παρέχουν ανατροφοδότηση.

Συν-σχεδίαση (co-design)

Οι δράσεις συν-σχεδίασης έχουν ως κύριο στόχο την παραγωγή πολλών και διαφορετικών ιδεών για κάθε ανάγκη χρηστών ή user story. Ταυτόχρονα μπορεί να περιλαμβάνουν και τη δημιουργία πρωτοτύπων χαμηλής ευκρίνειας (low fidelity prototypes).

Περιλαμβάνουν τόσο εξωστρεφείς δράσεις με τη μορφή συνεργατικών εργαστηρίων (co-design workshops), microsites για τη συλλογή νέων ή την αξιολόγηση και περαιτέρω ανατροφοδότηση ιδεών κ.α καθώς και δράσεις που πραγματοποιούνται εντός της ομάδας με στόχο την ανάπτυξη ιδεών ή την εξέλιξη των ιδεών που διαμορφώθηκαν από τους τελικούς χρήστες.

Προτείνεται η πραγματοποίηση τουλάχιστον μιας (1) από τις παρακάτω δράσεις συν-σχεδίασης με τους χρήστες της υπηρεσίας, ιδανικά στην αρχή της φάση, ώστε να συμβάλλουν στη διαμόρφωση της κατεύθυνσης της τελικής λύσης.

Εργαστήρια συν-σχεδίασης (co-design workshops)

Στη διάρκειά τους οι συμμετέχοντες (χρήστες της υπηρεσίας) σχηματίζουν ομάδες και δουλεύουν πάνω στις προκλήσεις που έχει επιλέξει η ομάδα. Στα εργαστήρια μπορούν να συμμετέχουν και μέλη της κοινότητας σχεδιαστών (design community) που έχει διαμορφώσει η Διεύθυνση, συμβάλλοντας στην παραγωγή δημιουργικών ιδεών. Στο τέλος του εργαστηρίου οι ομάδες παρουσιάζουν τις ιδέες τους (concepts) η και τα prototypes (low fidelity) τα οποία δημιούργησαν.

Για τις ανάγκες του εργαστηρίου απαιτείται ένας (1) facilitator ανά 7 - 10 συμμετέχοντες. Έχει προηγηθεί ο σχεδιασμός της αναλυτικής ατζέντας του εργαστηρίου, σε συνεργασία με τον Αναλυτή, και ο σχεδιασμός των εργαλείων που θα χρησιμοποιήσουν οι συμμετέχοντες.

Κρίνεται σκόπιμο, τόσο η ομάδα έργου όσο και ο Product Owner και μέλη της ομάδας του να παρακολουθήσουν τις τελικές παρουσιάσεις των ομάδων.

Τα co-design workshops αυξάνουν την πιθανότητα να προκύψουν εφαρμόσιμες και αρκετά δουλεμένες ιδέες. Ωστόσο, απαιτούν αρκετή προετοιμασία για να φέρουν καλά αποτελέσματα. Μπορούν να πραγματοποιηθούν είτε δια ζώσης είτε ψηφιακά, χρησιμοποιώντας συνεργατικές πλατφόρμες όπως το Miro.

Για τις βραχυπρόθεσμες δράσεις προτείνεται η χρήση της μεθόδου του Design Sprint.

Εκτιμώμενη διάρκεια: Μερικές ώρες μέχρι 2 - 3 ημέρες, ανάλογα το scope και τη βαθμό ανάλυσης των ιδεών στον οποίο θέλει να φτάσει η ομάδα

Micro-site για crowdsourcing ιδεών

Η μέθοδος προτείνεται για χρήση σε μεγάλα έργα. Στόχος είναι η συλλογή μεγάλου αριθμού ιδεών από πολλούς χρήστες πάνω σε συγκεκριμένες θεματικές που σχετίζονται με τις ανάγκες χρηστών που προέκυψαν από την Έρευνα.

Η μέθοδος παρέχει τη δυνατότητα συλλογής μεγάλου αριθμού ιδεών, από πολλούς χρήστες. Ωστόσο, οι ιδέες είναι συνήθως σε αρχικό επίπεδο και απαιτείται αρκετή επεξεργασία τους για να προκύψουν πιο ολοκληρωμένες και εφαρμόσιμες λύσεις. Στα μειονεκτήματα της μεθόδου συγκαταλέγεται και το γεγονός ότι θα πρέπει να προβλεφθεί αρκετός χρόνος (εβδομάδες) για την υποβολή προτάσεων και ιδεών.

Ανά τακτά χρονικά διαστήματα κατά την περίοδο υποβολής των προτάσεων, η ομάδα έργου κατηγοριοποιεί τις ιδέες. Στο τέλος γίνεται σύνθεση και επεξεργασία αυτών προκειμένου να προκύψουν, ει δυνατόν, πιο ολοκληρωμένες λύσεις

Output

• Επιμέρους ιδέες και λύσεις πάνω σε συγκεκριμένες ανάγκες χρηστών (user needs), user stories ή και στάδια του User Journey, κατηγοριοποιημένες
• Χαμηλής ευκρίνειας prototypes (π.χ. storyboards, paper wireframes)
• Λίστα με επιπλέον ανάγκες χρηστών που εντοπίστηκαν, κάποιες εκ των οποίων μπορεί να χρήζουν περαιτέρω διερεύνησης
• Το ανασχεδιασμένο User Journey

Prototyping & User Testing (Ανάπτυξη πρωτοτύπων και δοκιμή τους με χρήστες)

Η δημιουργία prototypes περιλαμβάνει την περαιτέρω επεξεργασία, βελτίωση και σταδιακή οπτικοποίηση των ιδεών, ξεκινώντας από low fidelity prototypes και περνώντας σταδιακά σε high fidelity prototypes. Παρέχουν σαφήνεια και συμβάλλουν στη διαμόρφωση κοινής οπτική σε σχέση με την κατεύθυνση της λύσης.

Βασικός στόχος η μείωση του ρίσκου καθώς, το κόστος πραγματοποίησης αλλαγών στις αρχικές φάσεις του έργου είναι πολύ μικρότερο σε σύγκριση με το κόστος των αλλαγών όταν η υπηρεσία βρίσκεται στη φάση της υλοποίησης. Το κόστος δε, για την πραγματοποίηση αλλαγών, όταν μια υπηρεσία είναι στην παραγωγή είναι ακόμα μεγαλύτερη. Έτσι, τα prototypes αποτελούν σημαντικό εργαλείο όχι μόνο για τους σχεδιαστές αλλά για όλη την ομάδα έργου.

Γιατί αξίζει να δώσουμε χρόνο στη δοκιμή διαφορετικών ιδεών μέσω prototypes:

Τα prototypes:

• Η οπτικοποίηση των ιδεών διευκολύνει την επικοινωνία και συμβάλλει στη διαμόρφωση συν-αντίληψης σε σχέση με τη τελική λύση και των στόχων που επιτυγχάνει
• Επιτρέπει τη δοκιμή διαφορετικών ιδεών για να κατανοήσει η ομάδα τι λειτουργεί καλύτερα για τους χρήστες, εύκολα και γρήγορα
• Συμβάλει επίλυση σημαντικών προβλημάτων που μπορεί να προκύψουν έγκαιρα, πριν περάσει στη φάση της υλοποίησης
• Μειώνει το ρίσκο υλοποίησης λειτουργιών που δεν θα ανταποκρίνονται στις ανάγκες των χρηστών
• Παρέχει πλαίσιο για δομημένη συζήτηση με τον Product Owner επί των λειτουργιών και features της υπηρεσίας που θα υλοποιηθούν. ιευκολύνει το sign-of features και λειτουργιών από τον Product Owner

Τα prototypes δεν χρειάζεται να είναι πλήρως λειτουργικά. Αναπτύσσουμε μόνο τα στάδια στο User Journey ή use cases που χρήζουν περαιτέρω εξερεύνησης.

Πρωτότυπα χαμηλής ευκρίνειας (low fidelity prototypes):

• Storyboards: Μέσω αφήγησης (κειμένου) και σκίτσων περιγράφεται βήμα προς βήμα η αλληλουχία ενεργειών που κάνει ο χρήστης προκειμένου να αλληλεπιδράσει με την υπηρεσία.
• Rehearsing digital services: Βοηθάει στο prototyping ψηφιακών διεπαφών σαν να ήταν μια ανθρώπινη αλληλεπίδραση ή συζήτηση.
• Paper wireframes: Σκίτσα που αποτυπώνουν τις διεπαφές του συστήματος.

Tα πρωτότυπα χαμηλής ευκρίνειας αποτελούν σημαντικό εργαλεία για εργαστήρια συν-σχεδίασης καθώς είναι εύκολα στη χρήση από ανθρώπους που δεν έχουν τεχνικές γνώσεις σχεδιασμού και ανάπτυξης ψηφιακών συστημάτων και υπηρεσιών. Ταυτόχρονα αποτελούν χρήσιμο εργαλεία και για τα μέλη της ομάδας παρέχοντας τη δυνατότητα, στα αρχικά στάδια της φάσης Alpha, να αποτυπώσουν γρήγορα τις ιδέες τους και να πειραματιστούν με διαφορετικές εναλλακτικές.

Πρωτότυπα υψηλής ευκρίνειας (high fidelity prototypes):

Καθώς προχωράει η φάση Alpha η ομάδα έργου επιλέγει ποιες ιδέες αξίζουν να μετατραπούν σε prototypes με βάση τα κριτήρια που έχει θέσει. Πρόκειται για digital wireframes που προσομοιάζουν πολύ στην πραγματική τελική διεπαφή, χωρίς ωστόσο να έχουν μεγάλες απαιτήσεις σε κώδικα. πλατφόρμες less code/no-code.

Σε περίπτωση που απαιτείται διαδραστικότητα, όπως για παράδειγμα η καταγραφή στοιχείων χρήστη σε μια φόρμα, δεν χρειάζεται να χρησιμοποιηθούν τεχνολογίες server (π.χ. .NET ή Ruby κλπ.). Η τεχνολογία και οι απαιτήσεις σε κώδικα κρατούνται στο ελάχιστο, ώστε να μπορούν εύκολα και γρήγορα να ενημερώνονται τα prototypes. Αξιοποιούνται πλατφόρμες όπως Figma, Visual HTLS/CSS editors, less-code/no-code.

Όποιο τύπο πλατφόρμας και αν επιλέξει να χρησιμοποιήσει η ομάδα, τα prototypes που θα παραχθούν καλό είναι σε κάθε περίπτωση να πληρουν τα εξής κριτήρια:

• εμφάνιση απρόσκοπτης εμπειρίας χρήστη κατά μήκος της «ευτυχισμένης διαδρομής»
• περιλαμβάνει περιεχόμενο και δεδομένα που φαίνονται αληθινά
• απαντήστε με ειδοποιήσεις και σχόλια στα σωστά σημεία
• Κάντε το να φαίνεται και να αισθάνεται σαν μια πραγματική ψηφιακή υπηρεσία
• χρησιμοποιήστε γνωστά σχέδια σχεδίασης

Τα prototypes κάθε iteration/sprint θα πρέπει να τεστάρονται με τουλάχιστον 5 χρήστες. Σχόλια και παρατηρήσεις τους οδηγούν σε βελτιώσεις και αλλαγές

Η δοκιμή πρωτοτύπων με χρήστες της υπηρεσίας μπορεί να αναδείξει νέες ερωτήσεις που χρήζουν περαιτέρω διερεύνησης. Έτσι, η ομάδα μπορεί να χρειαστεί να επιστρέψει σε προηγούμενο στάδια της διαδικασίας, πραγματοποιώντας έναν σύντομο γύρο έρευνας ή συνηθέστερα, ιδεασμού.

Διαμορφώνοντας το Minimum Viable Product (MVP)

Στο τέλος της φάσης Alpha η ομάδα έργου θα είναι σε θέση να διαμορφώσει το 1ο MVP.

Πρόκειται για μια πρώιμη έκδοση ενός του προϊόντος ή υπηρεσίας. Περιλαμβάνει το ελάχιστο σύνολο λειτουργιών που καλύπτουν τις βασικές ανάγκες των χρηστών. Σε μεγάλα έργα, οι ανάγκες χρηστών (user needs) και τα user stories που δεν θα αποτελέσουν μέρος του 1oυ MVP περνάνε στο 2ο γύρο της φάσης Alpha.

Στη συνέχεια το MVP περνάει για αναλυτικό σχεδιασμό των διεπαφών (User Interfaces) ώστε να είναι σαφές τι θα υλοποιηθεί, και που θα βρίσκονται τα στοιχεία ώστε να εξασφαλίζεται μια καλή εμπειρία χρήσης (user experience). οι developers.

Λεζάντα: Όλα πάνω από τη διακεκομμένη γραμμή θα βρίσκονται στο ελάχιστο βιώσιμο προϊόν.

Outputs:

• User Journey της ανασχεδιασμένης υπηρεσίας
• Μια μεγάλη λίστα ιδεών
• Διεπαφές χρηστών - Pixel perfect UI (user interface) designs
• Κώδικας που μπορεί να αποτελέσει τη βάση για την ανάπτυξη
• Καταστατικος χάρτης ο οποίος διαμορφώνεται σε στενή συνεργασία με τον Αναλυτή